1. Araç kabulünü eksiksiz yapın
İyi bir servis süreci aracın kapıdan girdiği anda başlar. Müşterinin iletişim bilgileri, plaka, marka-model, motor seçeneği, kilometre, yakıt seviyesi ve şikayet açık biçimde kaydedilmelidir. Ruhsat fotoğrafı ile şasi/VIN bilgisi daha sonra parça araştırırken veya garanti kontrolünde zaman kazandırır.
Kabul fotoğrafları mevcut çizik, kırık veya araç içindeki eşyaların teslim öncesi durumunu gösterir. Fotoğrafın doğru müşteri ve servis kartına bağlanması, telefon galerisinde kaybolmasını önler. Uzun servis formunda otomatik taslak kaydı, telefon görüşmesi veya başka bir iş nedeniyle yarım kalan kayda devam etmeyi kolaylaştırır.
2. Teklif hazırlayın ve onayı kaydedin
Arıza tespitinden sonra yapılacak işçilikler, kullanılacak parçalar ve tahmini tutar müşteriye açıkça sunulmalıdır. Garajiva’da teklif PDF’i hazırlanabilir ve WhatsApp üzerinden paylaşılabilir. Müşterinin onay verdiği tarih ile onaylayan kişi servis kaydında tutulur.
Teklif değiştiğinde önceki tutarı tamamen silmek yerine revizyon mantığıyla ilerlemek daha sağlıklıdır. Ek iş çıkarsa müşteriye yeniden bilgi verilir ve yapılan işlem kaydına eklenir.
3. Onarım sürecini görünür kılın
Araçlar aynı gün içinde farklı durumlara geçebilir: bekliyor, onaylandı, işlemde, parça bekliyor veya teslime hazır. Renkli durum etiketleri, servis danışmanının her ustaya ayrı ayrı sormadan genel tabloyu görmesini sağlar.
Operasyon panosu
Araçları iş aşamasına göre sütunlarda görün; darboğazı fark edin.
Stok hareketi
Servise eklenen parça kullanıma yazılır ve stoktan otomatik düşer.
Parça talebi
Kritik stok veya eksik parçadan tedarikçiye sipariş listesi oluşturun.
Onarım kaydı
Seçilen fotoğraf ve videoları servis kartında saklayın.
Lift ve usta planlaması yapılırken randevu saati kadar işin tahmini süresi de düşünülmelidir. Parça bekleyen araç lift üzerinde gereksiz yer tutuyorsa operasyon panosu bunu görünür kılar.
4. Teslimi kontrol listesiyle tamamlayın
Teslim öncesi yağ ve sıvı seviyeleri, ikaz lambaları, lastik basınçları, araç içi temizlik ve yapılan işin son kontrolü işaretlenebilir. Profesyonel servis PDF’i; müşteri ve araç bilgilerini, yapılan işleri, parçaları, tutarları, kontrol listesini ve seçilen fotoğrafları tek belgede toplar.
Ödeme nakit, kart veya banka yoluyla alınabilir. Müşteri yalnızca bir kısmını ödüyorsa alınan miktar ayrıca kaydedilir ve kalan borç cari hesapta görünür. Teslimden sonra bir sonraki bakım zamanı veya garanti bitişi için hatırlatma oluşturulur.
Operasyon panosu neden önemlidir?
Küçük bir serviste üç araç bile aynı anda farklı aşamalardaysa sözlü takip zorlaşır. Operasyon panosu, bugünkü araçların durumunu ortak bir çalışma yüzeyine dönüştürür. “Parça bekliyor” sütunu satın alma ihtiyacını; “teslime hazır” sütunu müşteri aramasını; “borçlu” etiketi ise tahsilat takibini tetikler.
Bu yapı çalışan sayısı arttıkça daha da değerlidir. Ancak pano tek başına yeterli değildir: arkasındaki müşteri, iş emri, stok ve ödeme kayıtları güncel tutulmalıdır.