Kısmi ödeme ve taksit nasıl takip edilir?
Müşteri servis tutarının tamamını ödemeyebilir. Örneğin 12.000 TL’lik işlem için 5.000 TL nakit alındığında sistemde hem toplam alacak hem alınan 5.000 TL hem de kalan 7.000 TL görünmelidir. Yalnızca “ödendi/ödenmedi” seçeneği bu durumu anlatmaya yetmez.
Garajiva’da ödeme hareketi miktar, tarih, yöntem ve not bilgisiyle kaydedilir. Nakit, kart, banka transferi veya elden tahsilat birbirinden ayrılabilir. Sonraki taksit geldiğinde yeni hareket eklenir; böylece tahsilat geçmişi silinmeden güncel bakiye hesaplanır.
Müşteri ve tedarikçi carisi
Müşteri carisi, tamamlanmış servislerden doğan borçları ve sonradan yapılan ödemeleri gösterir. Servis danışmanı müşterinin araç geçmişine baktığında açık bakiyeyi de görebilir. Vadesi yaklaşan veya geçen borçlar bildirim listesine alınabilir.
Tedarikçi carisi ise satın alınan parçalar, yapılan ödemeler ve kalan tedarikçi borçları için kullanılır. Kritik stoktan sipariş listesi hazırlanırken tedarikçi ve beklenen teslim tarihi eklenmesi, satın alma ile servis operasyonunu birbirine bağlar.
Nakit, kart ve banka kasaları
Gün içinde alınan ödemelerin hangi kanaldan geldiği bilinmelidir. Nakit kasa, kart/POS ve banka hareketleri ayrı izlendiğinde gün sonu kontrolü kolaylaşır. Giderler de ödeme yöntemiyle birlikte kaydedilirse teorik bakiye ile fiili kasa karşılaştırılabilir.
Günlük kasa
Nakit giriş ve çıkışlarını, açıklamasıyla birlikte görün.
POS tahsilatı
Kartla alınan ödemeleri nakit kasadan ayırın.
Transferler
Havale ve EFT hareketlerini müşteri hesabına bağlayın.
Gün sonu
Beklenen ve sayılan kasa arasındaki farkı kontrol edin.
Aylık gider, KDV ve muhasebe PDF'i
Muhasebeciye düzenli bilgi verebilmek için aylık gelir, tahsilat, gider ve KDV kapsamındaki işlemler özetlenmelidir. Garajiva muhasebe ekranı seçilen döneme göre toplamları gösterir ve PDF raporu üretir.
Raporda işletme bilgileri, dönem, gelir-gider toplamları, ödeme dağılımı ve KDV özeti bulunabilir. Bu belge mali müşavirinizin istediği resmi evrakların yerine geçmez; servis içindeki hareketleri düzenli aktarmak için yardımcı dökümandır. Fatura ve vergi uygulamalarında mali müşavirinizin yönlendirmesi esas alınmalıdır.
Parça kullanımı gerçek maliyeti göstermeli
Serviste kullanılan parçanın satış fiyatı ciroyu, alış maliyeti ise kârlılığı etkiler. Parça servis kaydına eklendiğinde stoktan otomatik kullanım hareketi oluşur. Kullanılan adet sonradan azaltılırsa iade hareketi maliyet hesabına ters yönde yansıtılmalıdır.
Stok hareket defteri; alım, kullanım, iade ve düzeltmeleri ayrı tutar. Bu sayede parça kartındaki fiyat daha sonra değişse bile geçmiş servisin maliyet hesabı o günkü hareket üzerinden korunabilir.